大型涉外會(huì)議怎么組織

答：一.會(huì)議概述
會(huì)議的涵義與作用

組織會(huì)議.簡(jiǎn)稱[辦會(huì)".是秘書工作的重要內(nèi)容之一.

什么是會(huì)議?簡(jiǎn)單地說.三個(gè)人以上.聚合在一起.就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決.就是會(huì)議.兩個(gè)人談話或討論叫交談或會(huì)談.三個(gè)人以上.沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閑聊.

另外.眾多人聚合在一起.也有主持人或主辦人.但不是為了討論或解決問題.而是為了顯示某種精神或力量.或是為了同一個(gè)目標(biāo)而進(jìn)行的有組織的活動(dòng).也被稱作什么[會(huì)".前者如慶祝會(huì).歡迎會(huì).聲討會(huì)等,后者如運(yùn)動(dòng)會(huì).展銷會(huì).追悼會(huì)或者宴會(huì).舞會(huì).等等.這些[會(huì)".只是聚會(huì).[會(huì)而不議".和我們這里討論的[會(huì)議"在性質(zhì)上和作用上是有區(qū)別的.

通常.召開會(huì)議需要一定的時(shí)間.在一定的地點(diǎn).正式的會(huì)議還要冠以能反映會(huì)議內(nèi)容.性質(zhì).人員.時(shí)間.地點(diǎn)等完整而確切的名稱.

(1)會(huì)議可按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類別.

按內(nèi)容.性質(zhì).分為代表大會(huì).工作會(huì)議.學(xué)術(shù)會(huì)議.聯(lián)席會(huì)議等,如按會(huì)議的形式.可分為小組會(huì).座談會(huì).報(bào)告會(huì)等:按與會(huì)人員的成分.可分為黨委會(huì).董事會(huì).記者招待會(huì)等,按照人數(shù).規(guī)模.可分為大型會(huì)議.中型會(huì)議.小型會(huì)議,按照會(huì)議召開的規(guī)律或日期.可分為定期例會(huì).臨時(shí)性會(huì)議,此外.還有按會(huì)議的范圍.地區(qū).時(shí)間分類的.

(2)會(huì)議的作用.

無論什么會(huì)議.總要圍繞中心議題進(jìn)行討論.總希望弄清什么問題.或解決什么問題.或得出什么結(jié)果.總之.要達(dá)到預(yù)期的目標(biāo).這是就會(huì)議的整體作用而言的.比如.通過交流.取得了新的信息,經(jīng)過討論.集思廣益.取長(zhǎng)補(bǔ)短.形成了正確的意見,通過表決.多數(shù)或一致作出了決定或決議,通過聽取別人的報(bào)告或發(fā)言.受到啟發(fā)或教育.等等.

會(huì)議的作用還應(yīng)該從每一個(gè)與會(huì)者所起的作用來認(rèn)識(shí).會(huì)議與會(huì)者一般有三種人:

一種是會(huì)議的主持人或召集人.一種是參加會(huì)議的正式成員.還有一種是受邀請(qǐng)參加或列席的人員.這三種人員都應(yīng)起到自己應(yīng)起的作用.

另外還有一種人員.既非主持人或正式與會(huì)者.又非受邀請(qǐng)者或列席者.但他們都參加會(huì)議.自始至終為會(huì)議服務(wù).對(duì)支持和保證會(huì)議取得預(yù)期效果起著不可替代的重要作用.那就是秘書.

會(huì)議的要素

一般來說.會(huì)議有六個(gè)要素.即:與會(huì)者.主持人.議題.名稱.時(shí)間.地點(diǎn).下面分別介紹之.

與會(huì)者

與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員.包括主持人.也包括秘書.但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù)人員.人們被召集來開會(huì).是要花費(fèi)一定時(shí)間和精力的.而時(shí)間和精力在某種程度上就是效益.就是財(cái)富.只能創(chuàng)造.不能浪費(fèi).因此.從原則上講.參加會(huì)議的人應(yīng)做到:該參加的一個(gè)不少.不該參加的一個(gè)不多.

具體地說.與會(huì)者應(yīng)具有必要性.重要性.合法性.

必要性.這是指與會(huì)者必須是與會(huì)議直接有關(guān)的人員.也就是符合會(huì)議確定范圍.有權(quán)了解會(huì)情.提出意見.表示態(tài)度.作出決定的人,或是能提供信息.深化討論.直接有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果的人.

重要性.這里指的是與會(huì)者雖與會(huì)議沒有必然的.直接的關(guān)系.但卻有利于會(huì)議的進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員.這些人員通常是臨時(shí)邀請(qǐng)的.

合法性.這是指有些重要的會(huì)議.與會(huì)者必須具有合法的身份和法定的資格.如:人民代表大會(huì)的與會(huì)者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級(jí)人民代表,黨的代表大會(huì)首先必須是黨員.其次必須是各級(jí)黨組織全體黨員選舉產(chǎn)生的代表,公司董事會(huì)或股東大會(huì)的與會(huì)者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東.等等.

有些會(huì)議組織者不注重與會(huì)者的必要性.重要性和合法性.而只顧壯場(chǎng)面.求熱鬧.或是利用會(huì)議向上攀.拉關(guān)系.造成開幕式.閉幕式.拍照.宴請(qǐng).發(fā)紀(jì)念品.參觀游覽時(shí)轟轟烈烈.而正式會(huì)議時(shí)反而稀稀拉拉.冷冷清清.結(jié)果不僅是很大的浪費(fèi).甚而沖淡或干擾了會(huì)議的主題.這種做法是應(yīng)該反對(duì)的.

主持人

主持人是會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者.也往往是會(huì)議的組織者和召集者.對(duì)會(huì)議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用.

會(huì)議主持人通常由有經(jīng)驗(yàn).有能力.懂行的人.或是有相當(dāng)?shù)匚?威望的人擔(dān)任.一般有兩種情況:一種是當(dāng)然主持人.是由其職務(wù)和地位.也就是由組織的章程或法規(guī)決定的.如:單位的工作例會(huì)由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持.黨組織的會(huì)議由黨的書記主持.董事會(huì)由董事長(zhǎng)主持.主持人因故不能主持會(huì)議時(shí).也可委托副職或其他相應(yīng)的負(fù)責(zé)人主持.

另一種是臨時(shí)的主持人.比如.各種代表會(huì)議.或幾個(gè)單位.幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議.則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生.特別重大的會(huì)議.則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán).由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會(huì)議.除了小型會(huì)議之外.大中型會(huì)議的主持人主持會(huì)議時(shí)通常需要秘書長(zhǎng)或秘書協(xié)助.

議題

議題.是會(huì)議所要討論的題目.所要研究的課題.或是所要解決的問題.議題必須具有必要性和重要性.又必須具有明確性和可行性.會(huì)議圍繞這樣的議題展開討論.進(jìn)行研究.才容易取得共識(shí)或最后表決通過.因此每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中.單一.不宜過多.不宜太分散.尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會(huì)議上討論.使與會(huì)者的注意力分散.不利于解決問題.

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況:一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的,另一種是秘書調(diào)查研究.綜合信息后提出.再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的.
有些重大的代表會(huì)議.先由代表提出[提案".由秘書或秘書處匯總.再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT的[提案審查委員會(huì)"審議通過.才能成為列入會(huì)議議程的正式議題.因此.議題還必須具有合法性.

名稱

正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng).確切的名稱.

俗話說.名不正則言不順.會(huì)議的名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容.性質(zhì).參加對(duì)象.主辦單位或組織.時(shí)間.屆次.地點(diǎn)或地區(qū).范圍.規(guī)模.等等.

會(huì)議名稱必須用確切.規(guī)范的文字表達(dá).它既用于會(huì)前的[會(huì)議通知".使與會(huì)者心中有數(shù).作好準(zhǔn)備,又用于會(huì)后的宣傳.擴(kuò)大會(huì)議的效果,更用于會(huì)議過程中使與會(huì)的全體成員產(chǎn)生凝聚力和
藍(lán)嚴(yán)惑.

大中型的會(huì)議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語(yǔ).置于會(huì)議主席臺(tái)的上方或后方.作為會(huì)議的標(biāo)志.簡(jiǎn)稱[會(huì)標(biāo)".會(huì)標(biāo)必須用全稱.不能隨意省略.以免不通.產(chǎn)生誤會(huì).

時(shí)間

會(huì)議時(shí)間有三種含義:一是指會(huì)議召開的時(shí)間,二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間.天數(shù),三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度.

會(huì)議召開時(shí)間.某個(gè)會(huì)議什么時(shí)間召開最合適?要考慮多種因素.首先是需要.如每周一次的工作例會(huì).通常放在周末的下午.一周即將結(jié)束.下一周就要開始.利于承上啟下.一年一度的職工代表會(huì)議.宜于年初召開.既利于總結(jié)上年的工作.生產(chǎn)成果.又利于討論.部署新一年的工作.生產(chǎn)計(jì)劃.通過各種預(yù)算等.有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn).學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性.其次是可能.即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間.如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會(huì).常定在下班前半小時(shí).而不是安排在剛上班時(shí).再次是適宜.即要考慮氣候.環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素.

會(huì)議需要時(shí)間.可長(zhǎng)可短.盡量緊縮.少則幾分鐘.幾十分鐘,多則幾天.十幾天.會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間.在會(huì)議通知中寫明.便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排.

會(huì)議時(shí)間限度.每次會(huì)議時(shí)間最好不超過一小時(shí).如果需要更長(zhǎng)時(shí)間.應(yīng)該安排中間休息.

地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn).又稱[會(huì)址".既是指會(huì)議召開的地區(qū).城鄉(xiāng).又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng).為了使會(huì)議取得預(yù)期效果.選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素.

國(guó)際性或全國(guó)性會(huì)議.要考慮政治.經(jīng)濟(jì).文化等大因素.一般在首都北京或其他中心城市如上海.武漢.廣州.西安等地召開.

專業(yè)性會(huì)議.應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開.以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察.小型的.經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室.選擇會(huì)址.還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施.交通條件.安全保衛(wèi).氣候與環(huán)境條件等因素.

二.會(huì)前準(zhǔn)備

在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后.頂尖秘書就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了.會(huì)前準(zhǔn)備很重要.不允許有絲毫的疏漏差錯(cuò).會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證.

會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算

開會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?物力.財(cái)力.又往往占用一些工作.生產(chǎn)時(shí)間.為了使開會(huì)與日常工作.生產(chǎn)互相結(jié)合.促進(jìn).而不是互相沖突.抵耗.會(huì)議必須要有計(jì)劃.開會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出.盡管投人往往是有形的.產(chǎn)出往往是無形的.但總是以最少的投人爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出.因此.會(huì)議應(yīng)該計(jì)算成本.作出預(yù)算.包括在會(huì)議計(jì)劃之中.

(1)會(huì)議計(jì)劃.

會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù).確定會(huì)議的名稱.出席對(duì)象.主持人.規(guī)模.規(guī)格.召開時(shí)間.需用時(shí)間.地點(diǎn).議程等.即會(huì)議六要素的具體化.

其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作.如需用哪些文件.會(huì)場(chǎng)怎樣布置.是否需要食宿.車輛.是否安排參觀.文化娛樂等其他活動(dòng). `

再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員.必要時(shí)成立籌備組.臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì).

會(huì)議計(jì)劃由秘書制訂.提出.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后-再由秘書或秘書處組織人員.分頭按計(jì)劃執(zhí)行.

機(jī)關(guān).單位內(nèi)部的小型會(huì)議也應(yīng)有計(jì)劃.使組織成員做到心中有數(shù).早作安排.部門的會(huì)議至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室.由辦公室統(tǒng)籌安排.訂出一周會(huì)議安排表.使各部門工作不致相互沖突.領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇.有計(jì)劃地參加部門會(huì)議.有利于全局工作的順利開展.

(2)會(huì)議成本預(yù)算.

有明顯投入的大中型會(huì)議.特別是跨地區(qū)的.會(huì)期超過一天的會(huì)議.必須計(jì)算成本.作出預(yù)算.
會(huì)議成本包括兩部分:

①[顯性成本".

即會(huì)議明顯的耗費(fèi).如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi).文件材料費(fèi).與會(huì)者的交通費(fèi).食宿費(fèi).活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等.這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來的.又是直接消費(fèi)的.

②[隱性成本".

即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值.一般不大為人們所注意的成本.這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算.它的含義是這樣的:一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的8倍.參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備.會(huì)后又有用于思考.回憶的時(shí)間.所以還要乘以2.會(huì)議成本的計(jì)算公式是:會(huì)議成本=X+2J×N×T

其中.X表示顯性成本的總和,J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍,N表示人數(shù),T代表時(shí)間(小時(shí)).

所以.召開一個(gè)百人左右.跨地區(qū)的.會(huì)期3至5天的中型會(huì)議.其會(huì)議成本總數(shù)將達(dá)到幾萬(wàn)元甚至幾十萬(wàn)元.有些國(guó)家.有些大企業(yè)每次開會(huì)總把會(huì)議成本預(yù)算表貼在會(huì)議室的門口.讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門就知道這次會(huì)議要花費(fèi)多少代價(jià).從而共同努力提高會(huì)議的效率.因此.一些目標(biāo).效果不十分明顯的會(huì)議應(yīng)當(dāng)少開或不開.頂尖秘書雖無決定權(quán).但應(yīng)有清醒的頭腦.正確的態(tài)度.可以提出自己的意見.

文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議頂尖秘書都需要事先準(zhǔn)備文件

會(huì)議文件有兩大類:

一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料.如上級(jí)的有關(guān)政策.方針.法規(guī).計(jì)劃.以及專業(yè).技術(shù)性資料等.這類文件有些在會(huì)議結(jié)束后不能讓與會(huì)人員帶走.秘書應(yīng)做好回收工作.

另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件.如:開幕詞.工作報(bào)告.講話稿.會(huì)議記錄.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào).會(huì)議決
定.會(huì)議紀(jì)要.閉幕詞.會(huì)議總結(jié)等.其中.開幕詞.工作報(bào)告.領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?其他文件則在會(huì)議過程中或會(huì)議結(jié)束時(shí)形成.

這類文件可以讓與會(huì)人員帶走.作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá).貫徹之用.

(1)開幕詞.

開幕詞是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿.一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì).比較簡(jiǎn)短.內(nèi)容大體包括三方面:
①對(duì)來賓和與會(huì)人員表示歡迎.
②對(duì)會(huì)議的內(nèi)容.任務(wù).目的作簡(jiǎn)要介紹.
③預(yù)祝會(huì)議成功.

(2)工作報(bào)告.

工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件.其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題.工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容.既可以是對(duì)前階段工作成果.經(jīng)驗(yàn).缺點(diǎn)的回顧與總結(jié).也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃.預(yù)算.部署或展望.工作報(bào)告既要全面.又要重點(diǎn)突出.篇幅一般較長(zhǎng).幾千字到幾萬(wàn)字不等.視內(nèi)容而定.

(3)發(fā)言稿.

這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿.發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容.但不像工作報(bào)告那樣面面俱到.而應(yīng)是背景介紹.或是財(cái)政開支.或是人事管理.或是專業(yè)背景.或是會(huì)議關(guān)心的其他問題.等等.有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定.發(fā)言稿一般不宜太長(zhǎng).發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫.也有些是由秘書代為起草.冉修訂定稿.

(4)其他會(huì)議文書.

除此三文件之外.頂尖秘書還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性.程序性文書材料.如:會(huì)議通知.會(huì)議議程表.日程表.作息時(shí)間表.與會(huì)人員名單.通訊錄.分組名單.住房安排表.工作人員名單.車輛調(diào)度表.等等.

(5)會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序.

一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容.目標(biāo)的要求確定要點(diǎn).授意給秘書.頂尖秘書按照領(lǐng)導(dǎo)授意.收集資料.寫成初稿.呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱.領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見.交回給秘書修改.或是自己修改.頂尖.秘書修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo).由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā).秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印.裝訂成正式文件.其程序如下:

會(huì)議準(zhǔn)備

對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是:整潔.安靜.明亮.空氣流通.大小適宜.一應(yīng)設(shè)備齊全.利于安全和保密.具休要求如下:

(1)會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)除了整潔.安靜.明亮.通風(fēng).安全等要求之外.還應(yīng)考慮形狀.大小.桌椅安排等布置.小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室.會(huì)議室有方形.長(zhǎng)方形.圓形.橢圓形等.會(huì)議室的中央放置長(zhǎng)方形或長(zhǎng)圓形會(huì)議桌.桌上正中可以放置一兩盆鮮花.四邊供與傳教放置文件.文具.茶杯之用.桌子的周圍放置靠背椅.數(shù)量視人數(shù)而定.主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端.視門的方向而定.通常在門的左側(cè).多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議桌.或多邊形桌位.因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分.大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳.扇形會(huì)議廳比長(zhǎng)方形的效果要好.會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái).主席臺(tái)應(yīng)用長(zhǎng)方形桌.上鋪白色.天藍(lán)色或其他顏色桌面.臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo).會(huì)標(biāo)一般用紅底白字.企業(yè)也可用紅底金字.講臺(tái)不宜過大過高.應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào).臺(tái)前可放置花草盆景.使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧.舒心悅目.面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位.應(yīng)有桌有席.便于放置文件和做記錄.席位之間不應(yīng)太擠.便于進(jìn)出活動(dòng).研討會(huì).座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形.席前除文件.資料外.可放置飲料.水果.還應(yīng)多備話筒.便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流.會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng).與其過大.不如偏小.會(huì)場(chǎng)過大則顯得松散.容易產(chǎn)生遲到.早退現(xiàn)象.不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果,偏小反而顯得緊湊.容易使人思想集中.情緒飽滿.

工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議.與會(huì)者的席位依職務(wù)高低為序.職務(wù)越高者離主席席位越近.兩邊入席.左高右低.前高后低.研討會(huì).座談會(huì)之類的會(huì)議.與會(huì)者可隨到隨坐.不指定席位.重要的大中型會(huì)議.則應(yīng)按地區(qū).系統(tǒng).單位等分組.事先劃分席位.與會(huì)者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席.

(2)主席臺(tái)席位.

重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列.主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排.第一排席位應(yīng)為單數(shù).席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低.對(duì)會(huì)議的重要程度而定.邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則.

第一排的正中為首席.其次是左位.再次為右位-先左后右.左高右低.前排為主.后排為次.其他的依次類推.在席位前放置姓名牌.便于按位入座.

(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施.

會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全.如擴(kuò)音.錄音.放音.唱片.錄像.攝影.投影儀.放映機(jī).燈光照明.風(fēng)扇或空調(diào).記錄紙.文具.茶具.等等.儀器.設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查.調(diào)試(如擴(kuò)音器
的音量大小).以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò).

(4 )其他準(zhǔn)備.

會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐.住宿.會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班.遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛.會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱.重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施.會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀.考察.游覽等活動(dòng).或贈(zèng)送圖片.資料.紀(jì)念品等.都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備.

會(huì)議議程.程序的擬定

(1 )議程.

會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題.若有多個(gè)議題.頂尖秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系.主次.先后排列次序.編排議程.印成文字.就是議程表.會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員.
(2)程序.

會(huì)議內(nèi)容除了議題之外.還有一些禮儀性.結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目.如宣布會(huì)議開始.奏樂.致開幕詞.小組討論.發(fā)言.致閉幕詞.宣布會(huì)議結(jié)束等.把第一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列.即使之程式化.便是程序.制成文書.就是程序表. 程序表最好能列上時(shí)間安排.具體到幾點(diǎn)幾分.

(3)日程表與作息時(shí)間表.
會(huì)期超過一天的會(huì)議.還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表.

①日程表.

即將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容(包括參觀和文娛活動(dòng))分解安排在會(huì)期幾天的各單元(如分上午.下午.晚上)或時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)至幾點(diǎn))內(nèi).以簡(jiǎn)短的文字表達(dá).制成表格.

②作息時(shí)間表.

即將每天的起居.用餐.參加會(huì)議或其他活動(dòng).休息等時(shí)間安排制成表格.安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合.冬夏時(shí)令特征等因素.

會(huì)議議程.程序.日程表.作息時(shí)間表的擬定.體現(xiàn)出會(huì)議準(zhǔn)備的充分和計(jì)劃的嚴(yán)密.可以使與會(huì)人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù).使會(huì)議有條不紊地進(jìn)行.這是會(huì)議成功的必要保證.

會(huì)議通知的發(fā)送

會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后.就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知.本單位的小型會(huì)議.可采用口頭.電話.書面通知等方式通知.外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知.邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)
信.

會(huì)議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容:
①會(huì)議召開的時(shí)間.需用時(shí)間或會(huì)期.地點(diǎn)(會(huì)址).
②會(huì)議名稱和主要議題.
③參加對(duì)象.
④須作什么準(zhǔn)備.
⑤報(bào)到日期.地點(diǎn).接站辦法等.
⑥召集單位署名.通知發(fā)出日期.加蓋公章.
邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù).做好相應(yīng)準(zhǔn)備.通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí).

回執(zhí)中需有下列內(nèi)容:
①受邀請(qǐng)者娃名.性別.年齡.工作單位及地址.職務(wù)或職稱.
②是否參加會(huì)議.
③預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn).
④提交論文題目或資料名稱.
⑤回程車船機(jī)票登記等.

會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件).傳真.專人送達(dá)等方式.對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或請(qǐng)柬.再加電話征詢.確定的雙重方式.

附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間.受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間.相應(yīng)提前發(fā)送.但又不可提前過多.以免對(duì)方遺忘.